Human Resource Management-software: een handleiding

Geplaatst op 5 december 2023

Zoals we allemaal wel weten, is het momenteel voor vrijwel ieder bedrijf ontzettend lastig om goed en geschikt personeel te vinden. Veel organisaties kampen met enorme personeelstekorten, waardoor steeds meer naar Artificiële Intelligentie (AI) wordt gekeken.

Hoewel deze technologische rage van absolute meerwaarde kan zijn voor vrijwel ieder bedrijf, blijft het toch cruciaal om gekwalificeerd personeel op te sporen en om deze mensen bij uw organisatie aan te laten sluiten. Wij willen in dit artikel belichten welke rol geschikte HRM-software hierin kan spelen. Maar wat houdt Human Resource Management (software) nu eigenlijk precies in?

HRM: de definitie

Human Resource Management-software maakt doorgaans deel uit van het overkoepelende Enterprise Resource Planning-systeem. Een HRM-module fungeert doorgaans als een centrale database voor het vinden van betrouwbaar en gekwalificeerd personeel. Dit omvat ook de opleidingen van het eigen personeel en handleidingen die men kan raadplegen. In het Human Resource Management heeft men namelijk vaak te maken met allerlei wettelijke vereisten.

Functionaliteiten

Human Resource Management, voor sommigen wellicht ook bekend als personeelsbeheer, dient dus voornamelijk ter ondersteuning van de ERP-software. De belangrijkste functionaliteiten van een HRM-systeem zijn doorgaans (dit verschilt namelijk per systeem) als volgt:

• Eén van de belangrijkste modules is die van het sollicitatiebeheer. Hierdoor bent u in staat om overzichtelijk alle binnengekomen sollicitaties te ordenen en beheren. Met slechts één druk op de knop heeft u toegang tot alle sollicitanten en hun bijbehorende gegevens. De koppeling met het ERP-systeem stelt u vaak ook in staat om sollicitanten van een direct (eventueel geautomatiseerd) antwoord te voorzien.

• Deze functie wordt toegepast om te achterhalen welke vaardigheden iedere medewerker heeft. Als medewerker A bijvoorbeeld ergens beter in is dan medewerker B en vice versa, dan is het logisch om hen in te zetten op de gebieden waar zij excelleren. Daarnaast wordt het vaak ook gebruikt om juist in te zien waarin iemand iets minder goed is, zodat gekeken kan worden hoe bepaalde competenties verbeterd kunnen worden.

• Prestatie- en beloningsbeheer. Bij sommige bedrijven werkt men met een bonussysteem. Als iemand zijn doelen heeft behaald, krijgt hij of zij een beloning. Deze module maakt die gegevens inzichtelijk; u kan precies zien wat ze hebben ontvangen en kan dit bijvoorbeeld ook gebruiken om diegene te motiveren met nieuwe beloningen.

• In kaart brengen van bedrijfsresources. De software is in staat om inzichtelijk te maken welke medewerker over welke middelen beschikt. Denk hierbij aan een laptop, auto’s, smartphones, tablets, etc. Als deze persoon het bedrijf verlaat weet u binnen één druk op de knop wat zij precies moeten inleveren.

• Dit is vaak de meest omvangrijke module van HRM. Dit bevat namelijk alle administratieve gegevens van de werknemers, denk hierbij aan het salaris, aantal vakantiedagen, werkuren, contactpersonen voor noodgevallen en nog wel het belangrijkste: de arbeidsovereenkomst.

• Selfserviceportaal voor medewerkers. Hiermee kunnen werknemers zelf bepaalde informatie wijzigen of aanvullen. Denk bijvoorbeeld aan een nieuw adres, het aanvragen van een vrije dag of toegang krijgen tot de benodigde gegevens voor hun belastingaangifte.

• Beheren van vakanties en ziekteverzuim. Dankzij deze module heeft u alle vakantiedagen en -aanvragen overzichtelijk op een rijtje. Zo voorkomt u dat iedereen bijvoorbeeld in dezelfde week vrij neemt.

• Beheer van opleidingsmogelijkheden. Met een module voor bijscholings- en trainingsmanagement bent u in staat om in te zien welke eventuele interne opleidingen uw werknemers hebben gevolgd, en ziet u direct de bijbehorende certificaten of diploma’s.

Verbeterde processen voor de HR-afdeling

Dankzij een Human Resource Management-module als onderdeel van het ERP-systeem bent u in staat om veel processen te stroomlijnen en automatiseren. Alles dat met het personeel te maken heeft, wordt in deze omgeving overzichtelijk in kaart gebracht. Dit bespaart niet alleen tijd, maar maakt ook middelen vrij die vervolgens elders ingezet kunnen worden.